Bạn đã thuê một công ty tư vấn danh tiếng để thực hiện một dự án lớn về hệ thống thông tin. Bạn đã chuẩn bị kế hoạch gọi thầu, nghiên cứu kỹ các bảng chào giá, phân tích tỉ mỉ phần trình bày của bên tư vấn và quyết định đàm phán rồi đi đến ký kết một thỏa thuận thực hiện công việc rõ ràng. Nhưng như thế vẫn chưa đủ.

Michael Strange, hội viên của Odesus Inc., một công ty tư vấn CNTT chuyên về các giải pháp quản lý thông tin và quản lý dự án.

Một bản thỏa thuận công việc rõ ràng có thể giúp bạn đi đúng hướng, nhưng chưa đủ bảo đảm để đưa dự án đến thành công. Trên thực tế, người được thuê để quản lý dự án của bạn có thể không phải là người đã soạn thảo bản thỏa thuận nói trên.

Là một nhà lãnh đạo công nghệ thông tin, bạn cần phải nỗ lực hơn để thúc đẩy dự án đi từ giai đoạn hợp đồng đến giai đoạn thực hiện. Việc xem xét kỹ kế hoạch của dự án cũng là cách tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển tiếp này. Mặc dù ít được sử dụng, đây lại là một phương pháp cực kỳ hữu hiệu giúp bạn sớm tìm ra những dấu hiệu cảnh báo. Vì vậy, bạn nên chịu khó bỏ thời gian để xem xét lại kế hoạch thực hiện dự án và đưa ra những câu hỏi về tính khả thi và khả năng thành công của nó. Sau đây là những điều cần chú ý.

1. Việc phân tích, chuẩn bị và thu thập các yêu cầu cần được xác định rõ ràng.

Phần lớn các dự án phần mềm cần được phân tích và hoạch định thấu đáo trước về mặt thiết kế, trừ phi bạn đã có đầy đủ những yêu cầu. Chẳng hạn, cần chắc chắn rằng bạn đã phân định rõ các công việc về phân tích quy trình, yêu cầu của dự án và tất cả những lĩnh vực có liên quan. Bạn cần phải thảo luận các vấn đề về bảo mật, thời hạn đáp ứng, vai trò của người sử dụng, chuyển đổi dữ liệu, duy trì, báo cáo, chuẩn bị chạy thử...

Khi xem xét về mặt chi tiết, nhiều nhà quản lý công nghệ thông tin đã áp dụng quy tắc “40 giờ”, nghĩa là mọi nhiệm vụ phải được thực hiện trong thời gian ít hơn 40 tiếng đồng hồ. Tuy nhiên, công việc sẽ thuận lợi hơn nếu họ lưu tâm đến công tác chuẩn bị và thu thập các yêu cầu. Ví dụ, hãy xem cách mô tả các bước thu thập những yêu cầu trong kế hoạch thực hiện dự án sau đây:

- Tập hợp các yêu cầu về các khoản phải chi (40 giờ).

- Tập hợp các yêu cầu về tiền mặt cần sử dụng (40 giờ).

- Tập hợp các yêu cầu về các khoản phải thu (40 giờ).

- Xác định dứt điểm các yêu cầu (40 giờ).

Nhóm thực hiện dự án này có hai người chuyên lo việc tập hợp đầy đủ các yêu cầu. Vì vậy, họ cần phải hoàn thành phần việc này trong hai tuần.

Nhưng bạn có thể viết lại kế hoạch nói trên như sau:

- Tám buổi họp về các khoản phải chi, mỗi buổi họp hai giờ (tổng cộng 16 giờ).

- Công tác chuẩn bị cho mỗi buổi họp : một giờ (tổng cộng tám giờ).

- Thu thập kết quả sau mỗi buổi họp : bốn giờ (tổng cộng 32 giờ).

- Thực hiện quy trình tương tự cho các lĩnh vực khác.

Các bước cần thực hiện khi làm việc với nhà tư vấn

Ký xong một hợp đồng tư vấn vẫn chưa đủ. Bạn cần thực hiện tiếp các bước sau để giúp bên tư vấn đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc phân tích theo chuyên môn và ít tốn thời gian hơn vào các công việc hậu cần. 1. Tổ chức một cuộc họp khởi động. Giải thích các mục tiêu của dự án và nhiệm vụ của từng người tham gia dự án. 2. Hãy trung thực với nhóm làm việc của bạn. Giải thích rõ ràng tại sao phải cần những sự trợ giúp từ bên ngoài công ty. 3. Tạo điều kiện dễ dàng cho công tác lập thời biểu thực hiện các công việc. Đừng để bên tư vấn phải vất vả tìm cách lên lịch các cuộc họp. 4. Tổ chức các buổi thảo luận trong quá trình thực hiện dự án. Việc này giúp bên tư vấn tập trung vào những gì thiết thực hơn với môi trường của bạn. 5. Cung cấp các mô thức. Nếu tổ chức của bạn có các chuẩn mực về cách trình bày các tình huống kinh doanh, các lời khuyên và cách tính toán tỷ số lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI), hãy cho bên tư vấn biết trước.

Kế hoạch mới này cho thấy bạn cần nhiều thời gian thực hiện hơn, 56 giờ thay vì 40 giờ, so với kế hoạch ban đầu. Nếu theo đúng kế hoạch ban đầu, bạn có thể khởi động dự án với mức kinh phí nhiều hơn so với dự toán mà không nhận biết được điều đó. Với kế hoạch viết lại, các thành viên của dự án sẽ nhận thấy rằng hai tuần dành cho phần việc của họ là không đủ, nhất là khi xét đến những khó khăn liên quan đến việc lên lịch các buổi họp. Nếu như họ không chỉ ra được cho bạn biết những chi tiết như vậy, điều này chứng tỏ họ chưa xem xét dự án một cách thấu đáo.

2. Việc phân bổ phải hợp lý.

Hãy kiểm tra việc phân bổ các nỗ lực ở mức độ cao. Nếu dự án thuộc mô hình “thác nước”, nghĩa là dự án được phát triển tuần tự qua các công đoạn phân tích, thiết kế, xây dựng, chạy thử và vận hành, hãy tính số giờ cần thiết cho việc thực hiện mỗi công đoạn này.

Nếu dự án thuộc mô hình “nguyên mẫu”, nghĩa là các công đoạn có quy trình thực hiện giống nhau, hãy tính thời gian cần thiết để đạt được cột mốc đầu tiên và những cột mốc tiếp theo. Số lượng thời gian này, không kể công việc quản lý dự án, cần phải tương ứng với sự phát triển của dự án. Trong trường hợp các yêu cầu đã được định rõ, hãy bác bỏ kế hoạch nếu việc phân tích chúng cần dùng đến 30 % thời gian của dự án, vì lượng thời gian phân bổ như thế là quá nhiều. Nhưng nếu dự án đang ở trong giai đoạn xác định yêu cầu (và có thể tiến triển trong quá trình thực hiện) thì một kế hoạch với yêu cầu dành 5 % thời gian cho việc phân tích cũng không thể chấp nhận vì nó quá ít.

3. Các cột mốc phải đạt được trong vòng 30 ngày hoặc ít hơn.

Sử dụng các cột mốc được xác định một cách rõ ràng là một trong những phương pháp dễ dàng nhất và có hiệu quả nhất để quản lý các dự án hệ thống cần nhiều tháng để thực hiện. Bạn cần yêu cầu một sự trình bày chính thức về thiết kế tại mỗi cột mốc. Lên lịch xem xét việc lặp lại quy trình đã thực hiện lần đầu ở cột mốc kế tiếp. Đối với những dự án phát triển theo yêu cầu trực tiếp của khách hàng, các cột mốc này cần phải rõ ràng, và khi được xem xét lại một cách nghiêm túc, chúng có thể sớm cho thấy những dấu hiệu của sự thành công hay thất bại của dự án. Đối với những dự án mới hơn và phức tạp hơn như khai thác thông tin của doanh nghiệp hoặc quản lý những dữ liệu quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp (như thông tin về khách hàng, sản phẩm, nhân viên, nguyên vật liệu, nhà cung cấp...), cần chắc chắn rằng bên tư vấn dự án phải có chuyên môn để có thể xác định các cột mốc thích hợp.

4. Việc dự phòng các tình huống bất thường phải được xác định rõ ràng chứ không thể bỏ qua.

Việc dự phòng này cần chuẩn bị một “van xả” cho các vấn đề chưa được biết đến hoặc các công việc chưa được định trước, và nó cần được tính đến trong hầu hết các kế hoạch thực hiện dự án. Nếu người quản lý dự án nói với bạn rằng không cần phải dự phòng, điều đó chứng tỏ anh ta chưa có kinh nghiệm gì về những tình huống bất thường phát sinh khi thực hiện các dự án lớn. Dù một dự án phát triển theo yêu cầu của khách hàng đã được thiết kế và kế hoạch thực hiện dự án này đã chuẩn bị xong, bạn vẫn cần dành 10-15 % nguồn lực cho việc dự phòng. Tỷ lệ này có thể nhiều hơn hoặc ít hơn tùy theo quy mô của dự án và tổ chức.

5. Các bước quản trị dự án cần được xác định rõ chứ không phỏng đoán.

Quản trị dự án liên quan đến một loạt công việc, và chúng cần được bao gồm trong kế hoạch. Những công việc như xem xét lại tài liệu, chuẩn bị cho việc trình bày và báo cáo tiến độ có thể được xác định dễ dàng bằng số lượng thời gian cần thiết để thực hiện. Đừng bao giờ chấp nhận một kế hoạch chỉ tính đến các công việc kỹ thuật và chỉ đề nghị một người duy nhất phụ trách việc quản lý dự án.

Nếu bạn tuân thủ các quy tắc nói trên, dự án của bạn hẳn sẽ được tiến hành suôn sẻ. Nhờ đã định rõ các công việc phải thực hiện, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các vấn đề trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn.

Hoài Anh (Michael Strange,TBVTSG)